¿Cómo contabilizar la prima de seguros? Guía completa con ejemplos prácticos

La contabilización de la prima de seguros es una tarea común pero importante tanto para empresas como para autónomos. Entender cómo registrar correctamente estos gastos en los libros contables es esencial para mantener una contabilidad clara y cumplir con las normativas fiscales. Además, si el seguro cubre periodos que abarcan más de un ejercicio fiscal, se requiere una correcta imputación del gasto en cada ejercicio correspondiente.

¿Qué es la prima de seguros?

La prima de seguros es el importe que una persona física o jurídica paga a una aseguradora como contraprestación por la cobertura de determinados riesgos. Las empresas y autónomos suelen contratar diferentes tipos de seguros, como:

               •             Seguros de responsabilidad civil: Obligatorios en muchas actividades.

               •             Seguros de bienes: Coberturas para inmuebles, vehículos o equipos.

               •             Seguros personales: Para proteger a empleados, como seguros de vida o salud.

Normalmente, el pago de estas primas puede ser anual, semestral o mensual, y su coste puede variar en función de las coberturas contratadas y el nivel de riesgo.

Importancia de contabilizar correctamente la prima de seguros

Registrar la prima de seguros correctamente es fundamental por varias razones:

1. Cumplimiento legal y fiscal: La normativa contable exige que los gastos estén correctamente registrados para justificar su deducción fiscal.

2. Control de gastos: Ayuda a conocer cuánto está destinando la empresa a este tipo de servicios y tomar decisiones financieras.

3. Evitar problemas en auditorías: Una mala contabilización puede generar discrepancias que compliquen inspecciones fiscales o auditorías contables.

4. Distribución correcta del gasto: Si el seguro abarca periodos que cruzan ejercicios fiscales, es necesario repartir el coste adecuadamente entre cada ejercicio.

¿Cómo se contabiliza la prima de seguros?

La contabilización de la prima de seguros dependerá del tipo de contrato y del periodo de cobertura. A continuación, detallamos los pasos principales.

1. Registro inicial

Cuando se contrata un seguro, el primer paso es registrar el gasto en la contabilidad. Para ello, se utiliza la cuenta 626 del Plan General de Contabilidad (PGC):

•  Cuenta 626 – Servicios bancarios y similares: Esta cuenta incluye los gastos derivados de los seguros contratados.

Si el pago del seguro se realiza al contado o mediante transferencia, también interviene la cuenta 572 (Bancos).

Ejemplo de asiento contable:

Supongamos que una empresa paga una prima de seguro de 1.200 € mediante transferencia bancaria.

2. Distribución en varios ejercicios contables

Si el seguro cubre un periodo que abarca varios ejercicios fiscales (por ejemplo, de noviembre de 2024 a octubre de 2025), el gasto debe dividirse proporcionalmente entre los ejercicios implicados.

Para diferir el gasto correspondiente al ejercicio siguiente, se utiliza la cuenta 480:

• Cuenta 480 – Gastos anticipados: Se registra el gasto que corresponde al ejercicio siguiente como un activo corriente, para imputarlo más adelante.

Preguntas frecuentes sobre la contabilización de seguros

1. ¿Es deducible la prima de seguros?

Sí, siempre que el seguro esté relacionado con la actividad económica. Por ejemplo, un seguro de responsabilidad civil o un seguro de oficina es deducible.

2. ¿Qué ocurre si pago un seguro de varios años en un único ejercicio?

Deberás distribuir el gasto proporcionalmente entre los ejercicios correspondientes, utilizando la cuenta 480 (Gastos anticipados).

3. ¿Cómo contabilizo los seguros personales?

Si el seguro es para un trabajador, como un seguro de salud, se registra como gasto deducible. Si es un seguro personal del empresario y no está vinculado a la actividad, no es deducible.

Conclusión

Contabilizar la prima de seguros correctamente es clave para llevar una contabilidad transparente y organizada. Aunque pueda parecer complicado al principio, siguiendo los pasos indicados y utilizando las cuentas adecuadas, podrás registrar estos gastos sin problemas.

Si tienes dudas sobre cómo aplicar estos conceptos a tu caso particular, una asesoría fiscal y contable online puede ayudarte a optimizar tus registros contables y cumplir con todas las normativas fiscales.