Facturación online eficiente: destinatarios y ventajas de a3factura

La factura, ese documento comercial que refleja una operación mercantil, en la que se ven todos los detalles de la operación realizada, debe cumplir unos detalles formales. Además, tiene que contener una serie de datos obligatorios según el Real Decreto 1619/2012 (RD) donde vienen reguladas las obligaciones de facturación. Así, la ‘factura online’, mantiene esa misma definición, con la única diferencia de que esta no se realiza en papel.

Para realizar una factura online de forma correcta, se deben cumplir los principios de legalidad, autenticidad e integridad. Las facturas online requieren, en cuanto a legibilidad, la que facilitará el programa de facturación informático que usemos para su generación, mientras que la autenticidad e integridad vienen garantizadas principalmente por la firma electrónica avanzada.

a3factura genera nuestra factura online de manera eficiente

Para asegurarnos de que nuestras facturas online cumplan estos requisitos, la mejor opción sería a3factura, el programa que gestiona la facturación online de la forma más sencilla e inteligente.

Se trata de un programa para hacer facturas 100% web, que facilita a autónomos y pymes la gestión y el control de su negocio desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, de manera totalmente segura. Emite una factura online, controla el estado de un presupuesto, analiza los principales indicadores de nuestro negocio… todo, con la máxima garantía de seguridad. De esta forma, podremos llevar nuestro negocio allá donde estemos y agilizar nuestras tareas de la manera más fácil.

Ventajas de la factura online

Este tipo de factura nos proporciona una serie de ventajas que detallamos a continuación:

• Acelera el proceso de tramitación, incluido el cobro.
• Ahorra costes de correos y papel.
• Disminuye los errores humanos.
• Reduce las zonas de almacenamiento de archivos.
• Contribuye a la modernización y digitalización y disminuye el fraude.

Ante todas estas ventajas, la Administración Pública, desde el 15 de enero de 2015, obliga a las pymes y autónomos a que cuando presten servicios con dicha Administración, tengan que emitir la factura online.

Para ello, crearón ‘FACe’, el punto de entrada de las facturas online dirigidas a las Administraciones Públicas, la cual, está regulada por la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la creación del registro contable en el Sector Público.

Esta factura online, que unifica un mismo formato, simplifica a los proveedores el envío de las mismas, porque centraliza en un único punto todos los envíos.

Destinatarios de la factura online

La factura online puede ir dirigida, bien a una empresa, o bien a un consumidor final. En el caso de que vaya dirigida a una empresa, la autenticidad se convierte en un aspecto muy importante, por ello, se garantiza con el uso del certificado digital o firma electrónica, así cualquier programa informático usado para su generación sabrá identificar dicha autenticidad e integridad con el uso del mismo. Con este proceso, lo que hacemos es firmar las facturas electrónicamente.

En el caso de que vaya dirigida a un consumidor final, hay que tres formas de expedir la factura online. Una sería con un programa informático que genera la factura online, otra, que se realice por un tercero y, por último, la auto-facturación, en la que las facturas online son generadas por el propio destinatario.

No es menos importante señalar que no se puede obligar al cliente a la aceptación de la factura online, dado que se necesita su consentimiento, el cual, no tiene que ser expreso. Bastaría con ser supuesto, pero hay que tener cuidado con los contratos entre consumidores, porque generalmente, viene recogido en alguna cláusula, la aceptación de la factura online.

¿Qué beneficios de gestión aporta la factura online a autónomos y pymes?

Ahora vamos a ver algunos de los beneficios y ventajas que pueden ofrecer las facturas online a nuestro negocio:

Reducción de costes: cuando eliminamos el proceso de archivo y registro de datos manuales, el proceso de facturación electrónica, nos ahorra una gran cantidad de papel y, por supuesto de espacio destinado al almacenamiento. No sólo mejora la gestión de las pymes sino que incluso, beneficia al impacto medioambiental dada la reducción del uso del papel.

La factura electrónica ayuda a su cobro. Dada la simplificación del proceso de distribución en la factura online, se puede conseguir antes de lo previsto el visto bueno de la misma, y asimismo, su cobro. De manera clara, minimizamos el tiempo en este proceso, por ello, el cobro se anticipará.

Aumenta la productividad. Gracias a la factura electrónica sabremos cuando el cliente la ha recibido y confirmado y, con ello, se evitarán muchas llamadas de teléfono y envío de email, pudiendo destinar ese tiempo a la gestión de alguna debilidad que tenga la empresa en ese momento.

Mayor satisfacción del cliente. Esa reducción de tiempo en la espera para seguir la gestión, genera una mayor eficiencia y eficacia en nuestra empresa y a la vez mayor satisfacción del cliente, mejorando su fidelidad y su opinión hacia nosotros.

Control. El hecho de tener que incluir las facturas manuales en algún programa informático que tengamos nos dilata en el tiempo, y ante una necesidad de búsqueda, tardaríamos más en localizar el documento, de manera que con la factura electrónica conseguimos visualizarlo sobre la marcha y en el momento.

Otras ventajas

Por último, podríamos destacar que también optimiza la tesorería al recibir los cobros más rápido, al igual que los pagos. Gracias a la captura electrónica evitamos errores en las facturas y tener que hacer facturas rectificativas, cosa que sí ocurre en las manuales.

La factura online ofrece muchos beneficios sobre las formas de facturación tradicionales y con el tiempo se está imponiendo de forma clara por sus ventajas en todos los aspectos. Si aún te quedan dudas, te animamos a ponerte en contacto con iUNiS, para asesorarte sobre esta cuestión.